Urząd Miejski w Tczewie Biuletyn Informacji Publicznej

W szczególności do zadań Biura należy:

1. Zarządzanie sprzętem komputerowym i infrastruktura IT, w tym:
1) zakup, konfiguracja i instalacja sprzętu komputerowego (komputery, laptopy, drukarki, urządzenia peryferyjne), zgodnie z aktualnymi standardami oraz jego utrzymanie i serwisowanie,
2) administrowanie infrastrukturą sieciową, w tym serwerami, urządzeniami sieciowymi oraz zapewnienie ich optymalnej wydajności,
3) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego oraz planowanie jego modernizacji i wymiany,
4) zabezpieczanie dostępu do sprzętu i sieci poprzez stosowanie mechanizmów autoryzacji, szyfrowania oraz polityk kontroli dostępu.

2. Gospodarowanie oprogramowaniem, w tym:
1) zakup, instalacja i konfiguracja oprogramowania wspierającego pracę Urzędu,
2) zarządzanie licencjami oraz monitorowanie zgodności z obowiązującymi regulacjami,
3) utrzymanie i aktualizacja oprogramowania biurowego, narzędzi wspomagających pracę urzędników oraz aplikacji specjalistycznych,
4) monitorowanie i stosowanie aktualizacji bezpieczeństwa dla oprogramowania, wdrażanie mechanizmów ochrony przed złośliwym oprogramowaniem oraz zabezpieczenie dostępu do kluczowych aplikacji.

3. Administracja aplikacjami i systemami informatycznymi, w tym:
1) administrowanie systemami informatycznymi oraz aplikacjami wykorzystywanymi w Urzędzie, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi,
2) monitorowanie dostępności oraz poprawnego działania systemów,
3) współpraca z dostawcami systemów w zakresie wdrażania nowych rozwiązań, usuwania awarii i aktualizacji,
4) integracja systemów informatycznych i aplikacji z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w Urzędzie,
5) regularne testy i audyty bezpieczeństwa systemów i aplikacji, zabezpieczanie baz danych oraz wdrażanie mechanizmów ochrony przed cyberzagrożeniami,
6) tworzenie i wdrażanie polityk backupu oraz odzyskiwania danych, aby minimalizować ryzyko utraty informacji w przypadku awarii lub cyberataków.

4. Współpraca z Wydziałami:
1) bieżące wsparcie techniczne pracowników Urzędu,
2) analizowanie potrzeb wydziałów w zakresie IT i dostosowywanie rozwiązań technologicznych do wymagań operacyjnych,
3) szkolenie i instruktaż dotyczący bezpiecznego korzystania z systemów informatycznych, cyberbezpieczeństwa oraz ochrony danych osobowych w tym zakresie,
4) optymalizacja procesów pracy w Urzędzie poprzez wprowadzanie nowych rozwiązań cyfrowych,
5) obsługa techniczno – informatyczna sesji Rady oraz redagowanie napisów.

5. Rozwój cyfryzacji Urzędu, w tym:
1) planowanie i wdrażanie strategii cyfryzacji Urzędu,
2) udział w projektach związanych z rozwojem e-administracji i usług cyfrowych dla mieszkańców,
3) wdrażanie nowych technologii usprawniających funkcjonowanie Urzędu i podnoszących jakość obsługi interesantów.

6. Przeprowadzanie bieżącej analizy adekwatności i skuteczności zawartych przez Urząd umów, w tym umów dotyczących rozwiązań cyfryzacji i infrastruktury teleinformatycznej Urzędu.

7. Przeprowadzanie czynności sprawdzających w Wydziałach w zakresie dostosowania ich struktury organizacyjnej i stanu zatrudnienia do realizowanych zadań.

8. Prowadzenie bieżącej analizy funkcjonowania Urzędu oraz przedstawianie jej wyników i wniosków Prezydentowi.

9. Przygotowywanie materiałów do projektu budżetu w oparciu o klasyfikację budżetową w części dotyczącej zakresu działania biura.

10. Udział w realizacji zadań wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów, w tym stały kontakt z koordynatorem ds. obsługi zgłoszeń.

11. Prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony informatycznej prawidłowego prowadzenia wyborów: Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, do Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, do Parlamentu Europejskiego, do organów samorządu terytorialnego, referendów i spisów powszechnych.

12. Prowadzenie archiwum zakładowego oraz obsługa dokumentacji zlikwidowanych Jednostek.

13. Wystawienie zaświadczeń, kopii potwierdzonych za zgodność dokumentów znajdujących się w archiwum, po zlikwidowanych przedsiębiorstwach komunalnych.

14. Realizacja zadań wynikających z Instrukcji Kancelaryjnej i Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

15. Realizacja zadań koordynatora czynności kancelaryjnych, w szczególności:
1) wsparcie merytoryczne dla Wydziałów w zakresie właściwego postepowania z dokumentacją, w tym szkolenie z zakresu instrukcji kancelaryjnej oraz kontrola jej stosowania,
2) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
3) udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie,
4) nadzór nad postępowaniem z dokumentacją papierową i elektroniczną w Urzędzie.