Urząd Miejski w Tczewie Biuletyn Informacji Publicznej

W szczególności do zadań Archiwum Zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji:
a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio Prezydent lub organ jednostki samorządu terytorialnego Miasta,
c) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD.
2) przechowywaniem i zabezpieczaniem zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3) przeprowadzaniem skontrum dokumentacji,
4) porządkowaniem przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
5) udostępnianiem przechowywanej dokumentacji,
6) wycofywaniem dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
7) przeprowadzaniem kwerend archiwalnych ( poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów ),
8) inicjowaniem brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
9) przygotowaniem materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
10) sporządzaniem rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
11) doradzaniem komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, w tym m.in. szkolenie z zakresu instrukcji kancelaryjnej, koordynowanie czynności kancelaryjnych,
12) nadzorem nad prawidłowym stosowaniem rozporządzenia ministra odpowiedzialnego za informatyzację organów samorządu terytorialnego dotyczących dokumentu elektronicznego,
13) wystawianiem zaświadczeń, kopii potwierdzonych dokumentów znajdujących się w archiwum zakładowym dla byłych pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw komunalnych,
14) kontrola stosowania instrukcji kancelaryjnej.